Le guide de MonEventLab

Bien démarrer

1. Activez l'extension. Une page « Mes événements » est créée pour vos inscrits.
2. Ouvrez MonEventLab > Réglages : indiquez l'adresse qui reçoit les avis d'inscription et la signature de vos e-mails.
3. Créez votre premier événement : MonEventLab > Ajouter un événement.
4. Saisissez les dates, le lieu et le nombre de places, puis publiez.
5. Ajoutez la liste de vos prochains événements sur une page de votre site (bloc, widget ou shortcode « Liste des événements »).
6. Faites une inscription de test avec votre propre adresse : vous verrez l'e-mail de confirmation tel que vos participants le recevront.

Si les e-mails n'arrivent pas, voyez la partie « Questions fréquentes ».

Créer un événement

Un événement, c'est une fiche avec un titre, une description, une image à la une et ses dates. Un cycle de cinq soirées est un seul événement, avec cinq dates : vos participants s'y inscrivent une fois.

Les dates

Dans l'encadré « Dates et horaires », choisissez la forme qui correspond :

• Une date : un atelier d'un jour, une conférence.
• Plusieurs jours de suite : un stage du lundi au vendredi, un week-end. Indiquez le premier et le dernier jour.
• Des dates choisies une à une : un cycle du soir, une formation en plusieurs modules. Ajoutez chaque date.

Les horaires peuvent être les mêmes chaque jour, ou propres à chaque jour. Un jour peut avoir plusieurs créneaux, par exemple le matin et l'après-midi. Laissez l'horaire vide pour une journée sans heure précise.

L'aperçu, sous la saisie, montre le texte exact qui apparaîtra sur le site et dans les e-mails :

L'année n'apparaît que si une date tombe une autre année que l'année en cours. Au-delà de six dates, la liste détaillée se replie sur la fiche.

Pendant un cycle, la fiche et la page « Mes événements » indiquent la prochaine séance (« Prochaine séance le 14 septembre »), et les dates passées sont barrées.

Le lieu

Dans l'encadré « Lieu et places », choisissez Sur place, En ligne ou Les deux.

• Sur place : le nom du lieu et l'adresse s'affichent sur la fiche, avec un lien « Voir sur la carte ». Le champ « Informations réservées aux inscrits » (code de la porte, parking, matériel à apporter) n'est jamais affiché sur le site : il part uniquement dans les e-mails aux inscrits confirmés.
• En ligne : collez le lien de connexion (Zoom, Google Meet, Teams…) et, si besoin, le code d'accès. Ils ne sont jamais publiés : la fiche indique seulement « En ligne, sur Zoom ». Le lien est envoyé aux inscrits confirmés, dans la confirmation et dans les rappels.

Les places

Indiquez le nombre de places, ou laissez vide pour ne pas limiter. Dès que toutes les places sont prises, la fiche affiche « Complet ». Le nombre de places restantes ne s'affiche que si vous cochez l'option, et toujours avec les vrais chiffres.

Les catégories

MonEventLab > Catégories permet de classer vos événements (ateliers, formations, retraites). Une catégorie peut avoir des sous-catégories. Les catégories servent à filtrer la liste des événements sur vos pages.

Les inscriptions

L'encadré « Inscriptions » de chaque événement règle tout ce qui concerne les participants.

Inscriptions gratuites

Par défaut, le formulaire d'inscription (prénom, nom, adresse e-mail) s'affiche après la description. Aucun compte à créer. Vous pouvez :

• fermer les inscriptions (la fiche reste visible, le formulaire disparaît) ;
• choisir Pas d'inscription sur le site (un événement présenté pour information) ;
• activer ou non la liste d'attente quand c'est complet.

Les inscriptions se ferment d'elles-mêmes au début de l'événement.

Le formulaire est protégé contre les robots sans service extérieur : champ piège, délai minimal de remplissage, nombre d'envois limité.

La liste d'attente

Quand l'événement est complet, les personnes peuvent rejoindre la liste d'attente. Elles connaissent leur position réelle. Si une place se libère, l'e-mail à l'organisateur le signale, et vous confirmez la première personne d'un clic (« Confirmer »). Elle reçoit alors sa confirmation avec toutes les informations pratiques.

Gérer les inscrits

L'encadré liste les inscrits, la liste d'attente et les désinscrits. Vous pouvez :

• ajouter une personne inscrite par téléphone ;
• désinscrire quelqu'un (une confirmation vous est demandée) ;
• exporter la liste en CSV, lisible dans Excel ;
• imprimer la liste de présence, avec une colonne par date à cocher.

Vos participants

Chaque inscrit reçoit un lien personnel « Voir mon inscription » : il y retrouve les dates, le lieu, le lien de connexion, et peut se désinscrire en deux clics. La place est aussitôt libérée et vous êtes prévenu.

La page Mes événements regroupe toutes les inscriptions d'une personne. Elle indique son adresse e-mail et reçoit un lien d'accès valable 24 heures. Une personne connectée à votre site voit directement ses inscriptions.

Vendre des places

MonEventLab vend vos places avec SureCart ou FluentCart, déjà installé sur votre site. Le paiement, les factures et les remboursements restent dans votre boutique : MonEventLab ne prélève aucune commission.

1. Dans l'encadré « Inscriptions », indiquez le prix par place.
2. À l'enregistrement, le produit est créé dans la boutique. Son nom, son prix et sa publication suivent ensuite l'événement.
3. La fiche affiche « Réserver ma place : 180 € », qui mène au paiement.
4. Chaque achat payé inscrit l'acheteur, avec une place par unité achetée, et lui envoie sa confirmation.

Le produit n'est en vente que lorsqu'on peut réellement s'inscrire : il est retiré quand c'est complet, quand les inscriptions sont fermées ou quand l'événement commence, et remis en vente si une place se libère.

Un remboursement dans la boutique annule l'inscription et prévient la personne. Pour un événement payant complet, quand une place se libère, le bouton « Proposer la place » envoie à la première personne de la liste d'attente le lien pour la réserver. La place revient à la première personne qui paie : rien n'est bloqué pour elle, et l'e-mail le dit honnêtement.

Si les deux boutiques sont installées, choisissez celle des nouveaux événements dans MonEventLab > Réglages.

Les e-mails envoyés

Les e-mails aux inscrits contiennent les dates, le lieu, et pour les confirmés le lien de connexion et les informations pratiques, ainsi qu'un lien « Ajouter à mon agenda ». Une réponse à un e-mail arrive chez vous, à l'adresse de l'organisateur.

Les avis à l'organisateur peuvent être coupés dans les réglages. Les remboursements, les achats à vérifier et les surréservations sont toujours signalés.

Rappels et remerciement

Les rappels

• La veille (24 heures avant), activé par défaut.
• Une heure avant : pour les événements en ligne seulement (par défaut), pour tous, ou jamais.

Pour un cycle, chaque séance a son rappel (« Cycle Respirer reprend demain, jeudi 9 septembre, à 19 h. Séance 2 sur 4. »). Pour plusieurs jours de suite, seul le premier jour en a un. Une personne inscrite moins de 24 heures avant ne reçoit pas le rappel de la veille : sa confirmation contient déjà tout.

Vous pouvez ajouter un texte à vous dans les rappels (« Pensez à apporter une tenue souple »). Le lien « Voir un exemple » montre l'e-mail sans l'envoyer.

Le remerciement

Il part une heure après la fin de la dernière séance, jamais la nuit : le soir, il est reporté au lendemain à 9 h. Chaque événement peut y ajouter un lien (questionnaire, supports, prochaine date) dans l'encadré « Inscriptions », rubrique « Rappels et remerciement ».

Rappels et remerciement se coupent événement par événement, dans la même rubrique.

L'heure d'envoi

MonEventLab vérifie les envois toutes les 10 minutes grâce aux tâches planifiées de WordPress. Elles ne tournent que lorsque quelqu'un visite le site : sur un site peu visité, un rappel peut partir en retard. Pour des envois à l'heure, demandez à votre hébergeur une tâche planifiée (cron) toutes les 5 minutes. La commande exacte est indiquée dans MonEventLab > Réglages, rubrique « Envois automatiques ».

Aucun e-mail n'est envoyé deux fois, même si deux vérifications se chevauchent. Une même adresse inscrite deux fois ne reçoit qu'un e-mail. Un envoi qui échoue est retenté à la vérification suivante.

Changer une date ou un lieu

Vous devez déplacer une séance, changer d'horaire ou de salle ? Modifiez l'événement et enregistrez comme d'habitude.

Si des personnes sont déjà inscrites ou en attente, un encadré apparaît en tête de « Dates et horaires » : il montre l'ancienne et la nouvelle version, et le nombre de personnes concernées. Vous choisissez :

• Prévenir ces personnes, avec un message facultatif (« La salle n'était plus disponible ce jour-là ») ;
• Ne pas prévenir, par exemple pour une correction de faute de frappe.

Rien ne part sans votre clic. « Voir l'e-mail » montre le message avant l'envoi. L'e-mail présente l'ancienne version barrée, la nouvelle, votre message, les informations pratiques et le lien vers leur inscription. Les inscrits gratuits peuvent se désinscrire s'ils ne peuvent plus venir ; pour un achat, ils répondent à l'e-mail et vous décidez d'un éventuel remboursement.

Seules les personnes inscrites avant le changement sont prévenues. Revenir aux dates d'origine avant d'envoyer annule le changement. Pour un grand groupe, l'envoi se poursuit automatiquement, même si vous fermez la page.

Un nouveau lien de connexion, un nouveau code d'accès ou de nouvelles informations pratiques (code de la porte, parking) sont proposés de la même façon : l'e-mail « Informations pratiques mises à jour » part aux inscrits confirmés seulement, puisque les personnes en attente n'ont pas ces informations.

Si l'événement est dépublié au moment du changement, il est gardé : l'encadré le propose, et l'envoi part dès que l'événement est de nouveau publié. Un événement mis à la corbeille n'envoie plus rien.

Les rappels suivent les nouvelles dates.

Afficher vos événements sur le site

La fiche de l'événement

En tête de chaque fiche, un encadré « Quand, où, places » s'affiche automatiquement, et le formulaire d'inscription après la description. Ils ne sont pas ajoutés quand la fiche place déjà elle-même un bloc, un widget ou un shortcode MonEventLab.

Si vous construisez un modèle de fiche avec Elementor ou Bricks, décochez « ajouter l'encadré et le formulaire » dans MonEventLab > Réglages, rubrique « Affichage sur le site », puis placez les éléments où vous voulez dans le modèle, avec le réglage « L'événement affiché ».

Les éléments disponibles

Les mêmes éléments existent en blocs (éditeur WordPress, catégorie « MonEventLab »), en widgets Elementor et en éléments Bricks :

Le réglage « Événement » propose « L'événement affiché » (pour une fiche ou un modèle de fiche) ou un événement précis (pour le mettre en avant sur une autre page). Dans l'éditeur, un élément placé hors d'une fiche montre le prochain événement publié, pour que vous voyiez le rendu réel.

La liste classe les événements par prochaine date. Un cycle commencé reste dans la liste jusqu'à sa dernière séance, classé à sa prochaine date. Seuls les événements publiés apparaissent.

L'affichage reprend les polices et les couleurs de votre thème.

Les shortcodes

Pour un autre constructeur de pages, ou dans un texte :

Tous les shortcodes d'un événement acceptent id="12" pour afficher un autre événement que celui de la page. L'identifiant figure dans l'adresse de la page de modification de l'événement (post=12).

Ajouter à mon agenda

La fiche propose « Ajouter à mon agenda » : un fichier calendrier (.ics) que Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier importent. Chaque séance devient un rendez-vous. Le fichier envoyé aux inscrits confirmés contient aussi le lien de connexion et le code d'accès ; celui de la fiche publique, jamais. L'option se coupe dans les réglages.

FluentCRM

Avec FluentCRM installé, l'encadré « Inscriptions » de chaque événement propose une rubrique « FluentCRM » :

• les étiquettes et listes posées à l'inscription confirmée ;
• une étiquette pendant la liste d'attente ;
• une étiquette après l'événement, posée aux participants : de quoi lancer une séquence de suivi dans FluentCRM ;
• le retrait des étiquettes à la désinscription.

MonEventLab ne retire que les étiquettes qu'il a lui-même posées : une étiquette que le contact avait déjà reste, de même qu'une étiquette encore utile pour un autre événement auquel la personne est inscrite. Les listes ne sont jamais retirées.

Dans les réglages, choisissez le statut des nouveaux contacts : en attente de confirmation (FluentCRM envoie son e-mail de double opt-in) ou abonnés directement, si votre formulaire recueille déjà ce consentement. Un contact existant garde son statut. Rien n'est envoyé à FluentCRM pour un événement sans étiquette ni liste.

Si vous envoyez déjà vos propres rappels avec une automatisation FluentCRM, coupez l'un ou l'autre pour éviter les doublons.

Les réglages

MonEventLab > Réglages réunit :

• Licence : votre clé, pour recevoir les mises à jour.
• E-mails : l'adresse de l'organisateur, les avis à chaque inscription, la signature.
• Rappels avant l'événement : la veille, une heure avant, votre texte, avec un aperçu.
• Après l'événement : le remerciement et son texte.
• Affichage sur le site : l'encadré et le formulaire ajoutés d'office sur la fiche, le lien « Ajouter à mon agenda ».
• Boutique : quand SureCart et FluentCart sont tous deux installés.
• FluentCRM : le statut des nouveaux contacts.
• Envois automatiques : la dernière vérification et la commande à donner à votre hébergeur.

Licence et mises à jour

Collez la clé reçue par e-mail après l'achat dans MonEventLab > Réglages > Licence, puis cliquez « Activer la licence ». Les mises à jour arrivent ensuite dans Extensions > Mises à jour, comme pour toute extension.

Une clé s'active sur un site. Pour la déplacer, cliquez « Libérer ce site », puis activez-la sur le nouveau site.

Sans licence active, MonEventLab continue de fonctionner normalement : seules les mises à jour automatiques en dépendent.

Questions fréquentes

Les e-mails n'arrivent pas

WordPress envoie les e-mails par le serveur de votre hébergeur, souvent classés en indésirables ou bloqués. Installez une extension d'envoi SMTP (par exemple FluentSMTP, gratuite) reliée à un service d'envoi. Faites ensuite une inscription de test avec votre propre adresse.

Un rappel est parti en retard

Votre site reçoit peu de visites : voyez « L'heure d'envoi » dans la partie Rappels.

L'encadré des dates apparaît deux fois

Votre fiche place déjà l'encadré (modèle Elementor ou Bricks, par exemple) et le réglage « Affichage sur le site » ajoute le sien. Décochez ce réglage.

Je voudrais une page qui liste tous mes événements

Créez une page, ajoutez le bloc « Liste des événements » (ou le widget Elementor, l'élément Bricks, le shortcode [moneventlab_evenements]), et ajoutez la page à votre menu.

Puis-je vendre des places sans boutique ?

Non : le paiement passe par SureCart ou FluentCart. Pour un événement gratuit, ou payé sur place, utilisez les inscriptions gratuites et indiquez le tarif dans la description.

Une personne a payé mais n'apparaît pas dans les inscrits

Si l'achat est arrivé sans adresse e-mail exploitable, vous avez reçu un e-mail « Achat à vérifier » avec la référence de la commande. Retrouvez l'acheteur dans la boutique, puis ajoutez-le depuis l'encadré « Inscriptions ».

Je supprime l'extension : mes données sont-elles effacées ?

Non, par sécurité : vos événements et inscriptions sont conservés. Pour tout effacer, ajoutez define( 'MONEVENTLAB_DELETE_DATA', true ); dans le fichier wp-config.php avant de supprimer l'extension. Pensez à libérer votre licence avant.